公共工事では、多くの書類作成業務が発生します。こうした業務は、現場での属人化や慢性的な長時間労働の要因となっており、何らかの改善策が求められています。

近年、その対策として注目されているのが「書類作成代行サービス」の活用です。

本記事では、以下のポイントについて解説します。

• 公共工事における書類作成代行サービスの役割
• 現場で活躍する代表的な書類作成代行サービス
• サービス選びで押さえるべきポイント

業務効率化や負担軽減を図るうえで、ぜひ参考にしてください。

公共工事における書類作成代行サービスとは？

公共工事における書類作成代行サービスとは、建設会社や土木業者が国や自治体から受注した公共工事に際し、提出が求められるさまざまな書類を、専門業者が代行して作成するサービスです。

施工計画書や安全書類、完成図書、請負契約書、検査資料など、正確性や専門知識を要する書類仕事を、実務経験豊富なプロが作成・チェックすることで、現場担当者の負担を軽減し、書類不備によるトラブルを防止します。

近年は、企業規模を問わず導入が進んでおり、業務効率の向上や書類の品質確保の観点からも注目を集めています。

公共工事でおすすめの書類作成サービス6選

公共工事で活躍が期待できる書類作成代行サービスには、どのようなものがあるのでしょうか。ここでは代表的なおすすめのサービスを6つご紹介します。

1. 株式会社idea工房
2. 株式会社Y’s企画
3. ユナイテッド株式会社
4. 株式会社シビルウェブ
5. 株式会社Niarail

1つずつみていきましょう。

1. 株式会社idea工房

引用：株式会社idea工房

idea工房は、工事関連書類の作成を幅広く代行するサービスです。CAD図面の作成や土木施工管理書類の整備など、公共工事における業務効率化と品質向上の両立をサポートします。

また、工事情報共有・保存システム「kcube2」への入力代行、工事写真の整理、工事成績評定の向上を見据えた創意工夫提案の作成にも対応しています。単なる書類作成にとどまらず、成果につながる業務支援が期待できるのが特徴です。

2. 株式会社Y’s企画

引用：株式会社Y’s企画

Y’s企画は、水道工事に特化した書類作成代行サービスを提供する会社です。業界特有の業務に精通しており、現場の負担軽減や成果改善につながるサポートを行っています。

着手書類や週報、完成図面など、幅広い書類業務に対応。窓口を一本化することで、やりとりの煩雑さも抑えられます。

さらに、遠隔での事務作業にとどまらず、測量や現場立ち会いといった実務支援まで対応可能。書類業務と現場対応を一体で任せられる柔軟性も強みと言えます。

3. ユナイテッド株式会社

引用：ユナイテッド株式会社

ユナイテッドは、現場の書類作成代行を通じて、建設業界の働き方改革を支援している会社です。施工計画書の作成や写真整理のほか、出来形測定にも対応しており、幅広い業務をサポートしています。

また、単なる書類作成にとどまらず、現場のコンサルティング業務もカバー。安全マネジメントの見直しや、現場のイメージアップにつながる提案により、根本的な業務改善にも貢献しています。

4. 株式会社シビルウェブ

引用：株式会社シビルウェブ

シビルウェブは、現場書類作成代行サービス「SUKEtTO」を提供している会社です。人手不足の現場に向けて、施工計画書や道路台帳の作成、電子納品対応などを幅広い業務を支援しています。

書類作成の各プロセスにおいては、専門のスタッフがワンストップで対応。現場の働き方改革にも貢献します。

さらに同社では、職場の魅力向上を支援するサービスや、オンライン講座も提供。従業員のスキルアップや組織の課題解決をより推進したい企業にもおすすめです。

5. 株式会社Niarail

引用：株式会社Niarail

Niarailは、2024年より建設業界の業務効率化を支援する書類作成代行サービスを提供しています。時間的負担が大きく、ミスが許されない現場書類の作成をアウトソースすることで、人材不足の緩和や現場監督の負担削減、さらには人材育成のリソース確保を後押しします。

サービスは書類一式の作成から依頼可能で、最新のICT施工にも対応しているのが特徴です。

また、ランクアップや加点に必要な創意工夫を凝らした書類作成も可能で、単なる業務代行にとどまらないサービスを実現しています。

6. ツクノビ事務

引用：株式会社NITACO

ツクノビ事務は、株式会社NITACOが提供する建設業界に特化した書類作成代行サービスです。幅広いプロジェクトでの導入実績があり、工事現場における書類業務の負担を大きく削減してきました。

事務のプロが書類作成を代行するので、業務の効率化はもちろん、書類の品質向上も期待できます。

公共工事の書類代行サービスを選ぶポイント

公共工事における書類作成代行サービスを選ぶ際は、次の4つのポイントを押さえることが重要です。
見積もりを取る際には、各サービスの実績や対応範囲だけでなく、経験値や品質面にも注目しましょう。

1. 対応書類と業種を確認する

書類作成代行業者によって対応できる書類や業種は異なります。例えば、建築や土木工事向けに強い業者もあれば、水道系の提出書類を得意とする業者も存在するようなケースです。

施工計画書、安全書類、完成図書など、自社が必要とする書類をしっかりとカバーしているかを事前に確認することで、ミスマッチを回避しましょう。

また、自社が属する業種に特化した業者であれば、業務への理解も深く、スムーズなやり取りが期待できます。

2. 費用とサービス内容のバランスを見る

書類代行サービスを比較する際には、単に価格だけで判断するのではなく、竣工に向けたサービスの質や対応範囲とのバランスを重視しましょう。

たとえば、追加料金なしで複数の書類に対応してくれる業者や、役所対応までアシストしてくれるケースもあります。

安い単価に惹かれて契約したものの、対応範囲が限定的でかえって手間が増えたという事例もあるため、コストパフォーマンスを精査することが大切です。

3. 実績・事例・口コミをチェックする

信頼できる代行業者を見極めるには、これまでの実績や導入事例、実際に利用した企業からの口コミを確認するのが有効です。自社と同業種・同規模の企業による利用経験があれば、安心してコミュニケーションを取りやすくなります。

また、公式サイトの会社情報や第三者の比較サイトでの評価、担当者の説明の丁寧さなども重要なチェックポイントです。

長期的なパートナーシップを見据えて、信頼できる業者を選びましょう。

4. セキュリティ体制を確認する

書類作成代行では、企業の内部情報や個人情報、施工計画書や契約内容など、機密性の高い情報を扱うため、情報漏洩リスクへの配慮が不可欠です。

業者がどのようなセキュリティ対策を講じているか、データの保管や送受信に関する管理体制は整備されているか、事前に確認しておきましょう。プライバシーマークやISO認証などの取得状況も、安心して依頼できる判断の材料となります。

公共工事の書類作成代行を活用するメリット

公共工事では、書類作成代行サービスの活用により、現場の業務効率化や担当者の時間的負担の削減などにつながります。

ここではは、サービス導入によって得られる代表的メリットを3つご紹介します。

メリット1：現場作業やコア業務に集中できる

書類作成を外部に委託することで、現場の管理者や担当者は施工管理・安全管理・品質管理など、本来注力すべきコア業務に集中できるようになります。これらの業務は工事の成否に直結するため、十分な時間と労力を確保できることは大きなメリットです。

少人数体制で工事を進める企業にとっても、限られた人的リソースを適切に配分するうえでも、代行サービスの活用は有効な手段となるでしょう。

メリット2：書類のミスや不備を防げる

公共の建設工事では、提出書類の正確性や形式遵守が厳しく求められます。しかし、現場の多忙さや人手不足から、記載ミスや漏れが発生するケースも少なくありません。

書類作成代行サービスを活用すれば、書類作成に精通した専門スタッフが内容をチェックし、正確かつ形式に沿った仕上がりを担保してくれます。その結果、差し戻しや工期の遅延といったトラブルを未然に防ぐことが可能です。

メリット3：人手不足・属人化のリスクを減らせる

近年、建設業界では事務職・技術職を問わず人材不足が深刻化しています。特定の社員に書類作成業務が集中していると、急な退職や休職によって業務が滞るリスクもあるでしょう。

代行サービスの活用により、こうした属人化の課題を解消し、安定的な業務体制の構築が可能です。特に中小規模の建設会社にとっては、外部リソースの有効活用が組織運営のカギとなります。

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