パーソナルトレーナーや語学・楽器の講師などを始めるなら、レッスンの予約システムについても検討しておくことが必要です。利用しやすい予約システムなら、顧客もつきやすくなるでしょう。

本記事では、講師業を始める方に向けて、予約システムの選び方について解説します。予約システムを導入するメリット・デメリットも紹介します。ぜひ参考にしてください。

予約システムとは

予約システムとは、オンラインでレッスンなどの予約ができるシステムのことです。また、問い合わせサービスやレッスン料金の確認、スケジュール管理、リマインドメールの送信などの機能がついているものもあります。

顧客管理業務が簡単になり、時間や手間を削減できるため、一人で運営する場合などにはおすすめのシステムです。ただし、システムによって利用方法は異なるため、事前に使いやすさを確認しておくことが必要です。

予約システム導入のメリット・デメリット

予約システムといっても、機能や使い勝手、対応可能な人数などはサービス提供会社によって異なります。レッスン管理にどのような機能が必要なのかをリストアップし、いくつかのシステムを比較してから選びましょう。また、スマホで簡単に使えるか、時間効率をどの程度向上できるかも確認が必要です。

一般的な予約システムのメリットとデメリットについてまとめました。導入するか迷ったときは、ぜひチェックしてみてください。

メリット

予約システムを導入するメリットとしては、次の点が挙げられます。

• 顧客の利便性を向上できる
• 予約受付や管理の手間・時間を削減できる
• 売上管理機能がついたものもある
• 人件費を削減できる

予約システムを導入すると、スマホで簡単にレッスン予約ができるようになるため、顧客の利便性が向上します。レッスンを受けたいときに受けられるようになり、売上の向上も期待できるでしょう。

また、一人で運営している場合は、電話を受けるのもすべて自分でおこなわなくてはいけません。レッスン中に予約の電話が入るのを回避するためにも、予約システムは役立ちます。

サービス提供会社によっては、支払いや売上管理までトータルで対応しているものもあります。顧客の人数が増えると管理業務も増えるため、予約システムで業務効率化を図りましょう。予約管理や経理などに従業員を雇用している場合なら、システムを導入することで、人件費を削減できる可能性もあります。

デメリット

メリットの多い予約システムですが、デメリットもあります。導入前に次のデメリットについて検討しておきましょう。

• 月額費用がかかる
• スマホが苦手な顧客もいる

予約システムを導入すると、月額費用がかかります。ただし、月額費用がかかっても、それ以上の費用削減効果があるときは、導入を検討してみましょう。たとえば予約受付や会計管理に従業員を雇用している場合や、雑務にかかる時間が長く、レッスン時間を圧迫しているときなどは、予約システムを導入するほうが費用対効果は高いと考えられます。

また、スマホが苦手な顧客にとっては、予約システムを使いこなせない可能性があります。システムを使わずに従来通り電話で予約をする場合は、システム導入費は無駄になるでしょう。

予約システムによって機能が異なります。機能が充実しているほど業務効率化できる可能性はありますが、月額費用は高額になることもあり、費用対効果が低下するかもしれません。本当に必要な機能だけを搭載した予約システムを選ぶためにも、いくつかのシステムを比較してから選びましょう。

予約システム導入の選び方

紹介したメリットとデメリットを把握したうえで、月額費用が妥当で、なおかつ必要な機能を搭載した予約システムを選びましょう。予約システムを選ぶときは、次のポイントに注目してください。

• 使いやすさ
• 他ツールとの連携のしやすさ
• 支払った金額と見合うのか

それぞれのポイントについて解説します。

使いやすさ

多機能で優れた予約システムであっても、使いにくいものでは困ります。事業者だけでなく顧客にとっても操作が簡単で使いやすいものか、チェックしてから導入しましょう。使いやすさは、対象となる顧客層によって変わります。比較的高齢の顧客が多い場合なら、多機能型よりはシンプルに予約のみの機能しかないほうが使いやすいかもしれません。

また、管理業務がどの程度効率化できるのかも、確認しておくことが必要です。不安なときは、無料トライアルできる予約システムもチェックしてみてください。

他ツールとの連携のしやすさ

すでに顧客管理用のツールを導入している場合は、予約システムと連動できると便利です。連携できないと、かえって入力などに工数がかかってしまうため、手間が増えることもあります。予約システムを導入する前に、利用中のツールと連携できるか確認しておきましょう。

ツールを導入していない場合でも、将来的に請求書作成ツールや売上管理ツールなどの導入を検討するかもしれません。スムーズに連携し、さらなる業務効率化を実現するためにも、対応可能なツールが多い予約システムを選んでおくとよいでしょう。

また、業務効率化を実現したいけれども、ツールの連携は避けたいという方は、多機能型の予約システムがおすすめです。請求書作成や売上管理などの機能が搭載されているものなら、あえて別のツールを導入する必要はありません。月額費用が高額になる可能性はありますが、システムの操作などに苦手意識がある方も、他ツール連携不要の多機能型を選びましょう。

支払った金額と見合うのか

導入費用や月額費用に見合う効果が得られる予約システムなのか、確認しておきましょう。たとえば、業務効率化によりレッスン時間を増やせる場合なら、増えた時間で得られる収入が予約システムの月額費用よりも多いときは、コストに見合っていると判断できます。

予約システムの導入によって残業時間が減った、予約ミスが減った、集客活動の時間が増えたなどの効果があるときも、支払った金額に見合うと判断できるかもしれません。まずは導入すればどの程度のメリットがあるのかを列挙し、そのメリットを金額に換算してみましょう。メリット（金額）が予約システムの導入や維持にかかる金額よりも多いのか、客観的に判断してみてください。

予約システムに追加オプションがあるときは、オプション費用についてもチェックしてみましょう。オプションを利用することで、さらなる業務効率化が実現でき、費用対効果が向上する可能性もあります。

まとめ

予約システムを導入することで、予約管理がしやすくなるだけでなく、顧客にとっての利便性が向上することもあります。気軽に予約してもらえるようになり、売上増も目指せるでしょう。また、こまごまとした業務が減り、レッスン時間の充実や新規顧客獲得につながる可能性もあります。

新規顧客の獲得には、適切な集客活動も必要です。ホームページやSNSを使った集客もありますが、ポータルサイトの活用も検討してみてはいかがでしょうか。ポータルサイトとは、サービスを提供したい方とサービスを利用したい方が出会うオンライン上の場所のことです。個別レッスンなどを広く取り扱うポータルサイトなら、幅広い層からの集客が見込めます。

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