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実際の依頼例

千葉市 稲毛区におけるイベント企画会社の依頼例

よくある質問

イベント企画の料金はどのくらいかかる?

イベントの種類を大別すると、企業イベント・スポーツイベント・お祭りがあります。企業イベントには、社員総会・表彰式・周年イベント・パーティー、スポーツイベントには企業の懇親会・地域の運動会やスポーツ大会、お祭りには企業・学校・地域などの祭りやイベントなどがあります。

イベント企画の相場は、企業イベントは人数と会場の大きさ、イベント内容により異なりますが、100名規模で約200万円〜、500名規模で約900万円です。スポーツイベントは300名規模で約200万円〜、お祭りは会場の場所やステージの設営の有無によって異なりますが数百万円です。いずれも当日までの企画計画、会場使用料、当日の進行が含まれています。

イベント企画の依頼における注意点は?

開催日は確定しているのか、使いたい会場の空きに合わせて開催日時を柔軟に調整できるのか、準備にかけられる時間はあるかなど、イベント開催のゴールから逆算して時間や条件が差し迫っているか、それとも余裕があるのかによって料金が変動します。時間がなく条件が限定される場合のイベント企画の料金は高額になり、余裕があるほど選択肢も増え料金も下げることができます。予算の権限がある決裁者と、イベント企画業者が直接やりとりをすると話が早く、時間をかけずに進めることができます。

イベント企画を依頼する流れは?

調整できる条件と、調整ができない条件を明確にして、イベント企画会社数社に見積もりの依頼を出しましょう。担当者は、見積書の項目の内訳を正しく把握しておく必要があります。見積書に何が含まれて、何が含まれていないのかを確認しましょう。見積書を比較して以来する業者を決めたら、早速打ち合わせに入り、詳細を調整して打ち合わせを重ね、当日を迎えます。

イベント企画業者の選び方は?

イベント企画業者・会社に応じて得意とするイベントや、関係や実績のある会場が異なります。その業者が得意としているイベントのジャンルや、実績を見せてもらいましょう。他には見積書がわかりやすいこと、質問がしやすいこと、実績があることを重視しましょう。イベント当日に司会進行などを依頼する場合、どのような人が来るのかわかることも大切です。また見積書の「一式」と表記される項目に含まれる「時間」ははどのくらいなのかなど、見積書の不明点は細かく確認します。例えば会場設営や撤去も含めると、実際に会場を使用するのはほぼ丸1日で、前日もしくは当日の夜遅くまでかかる可能性もありまし。リハーサルなどが伴う場合は数日かかります。

数社の見積もりを比較する場合、他社の見積書を引き合いに出したり「他社からの見積もりも受け取っている」と伝えることで料金を割り引いてくれる可能性もあります。元々長く付き合いがあったり、関係性を壊すべきでないイベント企画業者や企画会社に対しては駆け引きのようなことは控えます。

その他気を付けるべきポイントは?

イベント企画を業者に依頼するときに、特に希望がない、もしくはよくわからないことがあるのであればイベント企画業者に相談してみるといいでしょう。場数を踏んできている業者は、最適なプランや方法を一緒に検討してくれます。形骸化してしまったり「パターン化」して面白みのないイベントを刷新したい時なども、他社の事例やイベント例などを教えてもらいましょう。