06/03/2021

ビジネス文書の書き方とは?基本フォーマットを使って解説

社会人にとって、ビジネス文書の書き方をマスターすることは必須です。ビジネス文書の正しい書き方を身につけることで、仕事を滞りなく進められるようになるでしょう。 今回の記事では、ビジネス文書の種類や書き方について、1からわかりやすく解説していきます。

目次


ビジネス文書とは

ビジネス文書とは、仕事上の情報伝達や意思確認のために作成される文書のことを指します。では、なぜ文書にする必要があるのでしょうか。その理由として、以下の2つが挙げられます。

・証拠として残しておく必要があるため
・関係者全員に正確な情報を確実に伝達しなければならないため

口頭や電話で情報を伝達した場合、「言った・言わない」「聞いた・聞いていない」といったトラブルが起きる可能性があります。プライベートにおける友人との連絡であれば、仮に言い間違いや聞き間違いが起きたとしても、大抵の場合大事には至らないでしょう。

しかし、ビジネスにおいては、1回の伝達ミスが取り返しのつかない事態となりかねません。 一方、正確な情報を文書で残しておけば、伝達ミスによるトラブルを回避することができます。また、社内外での情報共有が円滑になるというメリットもあるでしょう。


ビジネス文書の種類

ビジネス文書は、大きく「社内文書」「社外文書」の2種類に分けられます。それぞれの内容について、以下で確認していきましょう。


社内文書

社内文書とは、社内の特定または不特定多数の人に向けて発信される文書のことです。

<目的>
・社内における指示・連絡・報告・企画などを伝える、または記録する
・社内の業務を効率的に進める
<特徴>
・効率を重視しており、必要な情報を正確かつ簡潔に伝達させる
・挨拶や敬語は最小限


社内文書の種類

社内文書と言っても目的は様々で、このように多くの種類が挙げられます。


社外文書

社外文書は、顧客や取引先といった社外の人に向けて発信される文書です。

<目的>
・相手を尊重した上で、正確にこちらの意向を伝える
・相手とのコミュニケーションを通して、お互いの信頼関係を築く
<特徴>
・会社を代表する文書になるため、その会社の信用や評価に直結する
・正確かつ簡潔なだけではなく、礼儀を大切にして丁寧に書く


社外文書の種類

社外文書には、実際の業務を進めるための「業務文書」と、儀礼の意味合いが強い「社交文書」の2種類があります。いずれも以下のような幅広い種類があり、目的に応じて適切に使い分ける必要があるでしょう。


ビジネス文書の書き方のポイント

まずは、社内文書・社外文書の両方に共通する書き方のポイントを6つ紹介していきます。


読み手に合わせた文章を書く

ビジネス文書を書く際は、まず「誰に対して書くのか」をはっきりさせなければいけません。書き手が内容を理解できていても、読み手が同じように理解できなければ、文書で伝達するメリットはなくなってしまいます。具体的には、以下のことを確認しておきましょう。

・読み手の知識や経験はどの程度あるのか?
→ 読み手のレベルに合わせて専門用語の使い具合や表現の仕方を調節するため
・読み手は何を知りたいのか?/読み手に何を伝えたいのか?
→ 伝えるべき情報と伝える必要のない情報を取捨選択するため


1つの文書には1つの用件のみを書く

1つの文書中に複数の用件があると、一番重要なことが何なのか分かりづらくなってしまいます。仮にすべての用件が重要であったとしても、1つ1つの用件の印象が薄くなり、相手に十分伝わりきらないかもしれません。

また、複数の用件を詰め込むと文書が無駄に長くなり、読み手にとって読みにくい文書となってしまいます。文書ごとに用件を絞るようにしましょう。


結論から書く

最初に結論を書いてから、詳細な経緯を書くようにしましょう。ビジネス文書では、概論から各論という流れが基本。最初に結論が書いてあると、読み手が内容を理解しやすくなります。最後に改めて結論を述べたり、まとめを書いたりすると、よりわかりやすくなるでしょう。



簡潔に書く

文章を簡潔に書くことで、読み手はさらに内容を理解しやすくなります。具体的に、以下のポイントを意識して書いてみましょう。


一文を短くする

一般的な一文の長さは、約60文字と言われています。これよりも長くなると、主語と述語がわかりづらくなり、読み手に負担がかかってしまいます。また、一文に多くの情報が入っていることで誤解の原因にもなりかねません。接続詞を用いて2つの文に分けたり、箇条書きにしたりして、一文を短くしましょう。


重複表現を避ける

不要な情報や語句を繰り返すと、一文が長くなったり、回りくどくなったりします。読み手が読みやすい文章にするためには、なるべく重複表現を避けましょう。


(例)
各部署ごとに → 各部署に/部署ごとに
~だけに限定します → ~だけにします/~に限定します
〇月〇日から作業開始 → 〇月〇日から作業/〇月〇日に作業開始
必ず必要です  → 必ずお持ちください/必要です


5W3Hを意識する

文書にまとめる情報は、「5W3H」を意識すると、内容が具体的で相手に伝わりやすくなります。5W3Hは、以下の表の通りです。各項目をチェックすることで、必要事項の漏れ防止にもつながります。

一般によく知られているのは、「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ・どのように」といった5W1Hでしょう。

それにもかかわらず5W3Hが重要であるのは、数量や費用など、ビジネスにおいて数字に関する情報がよく扱われるからです。

「いくつで(数量)・いくらで(費用)」といった情報も逃さず盛り込むことで、意図が正しく相手に伝わるでしょう。また、こうした数字は重要な情報である可能性が高いため、文書に入れる際は特に注意が必要です。


正しい敬語を使う

ビジネス文書に関係なく、正しい敬語を使うことは社会人にとって基本中の基本。文書中で間違った敬語を使っていると、会社の印象や評判を悪くしてしまう恐れがあります。そうならないためにも、改めて敬語についておさらいしておきましょう。敬語には、「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3種類があります。


1. 尊敬語

尊敬語は、「相手」が主語となるときに使う言葉です。相手を立てることで、相手に敬意を表現します。


2. 謙譲語

謙譲語は、「自分」が主語となるときに使う言葉です。自分の立場を低くすることで、相手に敬意を表現します。


3. 丁寧語

聞き手に対して敬意を表現する言葉で、ビジネス文書における基本の敬語です。接頭語として名詞の頭に「お」「ご」をつけたり、動詞に「です」「ます」「ございます」をつけたりします。



ビジネス文書の基本フォーマット

ここからは、社内文書と社外文書の書き方について、基本的なフォーマットを用いながら説明していきます。どちらの文書も、原則として前付け・本文・付記の3つで構成されているのが特徴。なお、こちらのフォーマットはあくまでも一例となっています。文書の種類によって書き方は異なるため、その都度確認するようにしてください。


社内文書の基本フォーマット

まずは、社内文書の書き方についてです。創立100周年を記念した式典についての通知文を例に、詳しい書き方を説明していきます。



前付け

①文書番号:文書の内容に応じ、統一ルールに従って通し番号を記載する。会社によっては不要なこともある
②発信日付:文書を発信する日付を記載する
③受信者名:誰に向けた文書なのかを記載する
④発信者名:社内での所属と氏名を記載する。必要に応じて内線番号も記載する



本文

⑤件名:文書の内容が一目でわかるように、具体的な件名を記載する
⑥主文:具体的な用件を、わかりやすく整理してまとめる。伝える内容が簡潔な場合、⑦記書きと⑧追記がない場合もある
⑦記書き:主文の要点を主に箇条書きの形で整理する。日時、場所といった必要な要素を列記する



付記

⑧追記:付け加えて伝えるべき内容がある場合、「なお」といった言葉に続けて文章を記載する
⑨以上:文書の終了を示すため、右下に「以上」と記載する



社外文書の基本フォーマット

続いて、社外文書の書き方です。社外文書には、社内文書にはない「前文」と「末文」があるということを押さえておきましょう。資料送付について案内する通知書を例に、詳しい書き方を説明していきます。


前付け

①文書番号:業務文書において、管理のため番号を記載する。社交文書では記入しないのが一般的

②発信日付:文書の発信日を右詰めで記載する。ビジネスでは一般的に元号を用いる

③受信者名:受取人の会社名、部署名、役職、氏名、敬称の順に記載する。(株)●●というように省略せず、株式会社●●と正式名称で記す。名前の誤字や変換ミスに注意

④発信者名:会社名、部署名、役職、氏名を略さずに記載する。必要に応じて所在地や電話番号を加えたり、印鑑を押したりする


本文

⑤件名:文書の内容が一目でわかるよう、具体的な件名を記載する

⑥前文:拝啓などの頭語から始まり、時候の挨拶と相手の会社の繁栄を喜ぶ言葉を入れる

⑦主文:用件を伝える最も重要な部分。「さて」「ところで」などを最初に入れ、用件について記載する

⑧末文:結びの挨拶文を述べ、頭語に対応する結語を入れて終わる

⑨記書き:箇条書きが主体となった文章。同梱資料がある場合はここに記入する。中央に「記」と書いてから要点を書き出す


付記

⑩以上:右下に「以上」と記載し、文章の完結を表示する

⑪担当者名:通知書や見積書、注文書などにおいて、不明点があった場合のために問い合わせ先を明記する



ビジネス文書でミスを防ぐための方法

ビジネス文書の作成に慣れてくると、油断してミスが起こることも。度重なるミスは、社内外での信用を失うことになりかねません。ここでは、ビジネス文書でミスを防ぐための方法を2つ紹介していきます。


送る前に必ず見直しする

文書が完成したからといって、すぐに送るのはあまりおすすめできません。一度全体を見直して、記載内容に誤りがないか確認する必要があります。

送る前であればいくらでも修正できますが、一度送ってしまったものを修正することはできません。ミスの内容によっては、書いた本人だけではなく、会社の信用を落とすことにもなりかねないので、慎重にチェックしましょう。

自分で見直しただけでは不安という方や、見直しが苦手な方は、他の人にチェックしてもらうのがおすすめです。客観的な視点からチェックしてもらうことで、ミスを発見する確率が高くなるでしょう。


テンプレートを用意しておく

毎回ゼロから文書を作成していると、時間がかかるだけではなく、ミスが起きる可能性も高くなります。自社で共通のテンプレートがある場合は問題ありませんが、ない場合は自分でテンプレートを作成しておくと良いでしょう。

テンプレートを作成することが面倒だと感じる方もいるかもしれませんが、一度作ってしまえば後がかなり楽になります。ぜひ試してみてください。



ビジネス文書の書き方をもっと詳しく知るには

ここまでで、ビジネス文書の書き方や注意点などについて紹介してきました。しかし、ビジネス文書の世界は奥が深く、まだまだ説明できてない部分も多くあります。よりビジネス文書のスキルをアップさせたいのであれば、自身で詳しく調べてみる必要があるでしょう。 最後に、ビジネス文書の書き方をもっと知りたい方に向けて3つの方法を紹介します。


周りの人に聞く

一番簡単な方法は、周りの人に聞くことでしょう。親や会社の先輩、上司など、社会人としてある程度の経験を積んでいる人であれば、ビジネス文書の書き方についても詳しいはずです。漠然とした質問だと答える方も難しいため、わからないことを明確にし、具体的に質問してみると良いでしょう。


こんな人におすすめ

・手っ取り早くビジネス文書の書き方を学びたい
・ビジネス文書の書き方を知りたいが、あまりお金をかけたくない


ビジネス文書について書かれている本を読む

ビジネス文書の書き方を解説している本はたくさんあります。最近では電子書籍も多く出ているため、忙しい方も通勤の合間やちょっとした休憩時間を活用して勉強できるでしょう。いずれも内容に大差はなく、ビジネス文書の教科書として、気に入ったものを1冊用意してみてはいかがでしょうか。


こんな人におすすめ

・人に聞くのが恥ずかしく、抵抗がある人
・1人でじっくりと勉強したい人


レッスンを受ける

周りの人に話を聞いたり、自分で本を読んだりする以外に、プロのレッスンを受けるという方法もあります。複雑なルールも、ビジネス文書を知り尽くしたプロであればわかりやすく説明してもらえるでしょう。費用はかかりますが、限られた時間の中で効率よくビジネス文書の書き方を上達させられます。


こんな人におすすめ

・学んだことを講師に確認しながら実践してみたい人
・時間を有効活用したい人



Zehitomoでビジネス文書レッスンを依頼してみる

効率よくビジネス文書の書き方を学びたい方は、プロにビジネス文書レッスンを依頼してみてはいかがでしょうか。 Zehitomoでは、「時間」「場所」「予算」といった希望を添えてレッスン依頼を出すことができます。

また、依頼を確定する前にプロとチャットでやり取りできるため、不明点も事前に解消でき安心です。 「改めてビジネス文書の書き方を学びたい」「知識を持ったプロからビジネス文書の書き方を教えてほしい」という方は、ぜひ気軽に依頼を出してみてください。


近所のプロを探そう
見積もりを出す(無料)